U zit aan tafel met een potentiële zakenpartner of contractpartij. U wilt een goede deal sluiten, maar merkt dat de onderhandeling stroef verloopt. Standpunten botsen, emoties lopen op of u voelt zich onder druk gezet. Hoe blijft u kalm, behoudt u de regie én krijgt u wat u wilt? In deze blog leest u hoe constructieve gesprekstechnieken helpen om zakelijke onderhandelingen tot een goed einde te brengen, ook bij (dreigende) conflicten.
Focus op belangen, niet op standpunten
Achter ieder standpunt schuilt een belang. Als u zich blindstaart op wat de ander zegt te willen (‘we willen korting’), loopt u het risico in een patstelling te belanden. Vraag door: waarom wil de ander dit? Gaat het om prijszekerheid, een beperkt budget of een risico dat zij willen afdekken? Zodra u het belang achter het standpunt begrijpt, kunt u samen zoeken naar alternatieve oplossingen die voor beide partijen werken. Meer hierover vind u in mijn blog over vastgelopen onderhandelingen.
Bereid u voor: de sleutel tot regie aan tafel
Goede onderhandelingen beginnen ruim voor het gesprek. Wat wilt u bereiken? Wat is voor u het minimale acceptabele resultaat? En wat doet u als u er niet uitkomt? Door deze zaken vooraf helder te hebben, staat u steviger in het gesprek en voorkomt u dat u zich laat overvallen door een scherpe tegenzet. Meer hierover vind u in mijn blog over de voorbereiding van succesvolle onderhandelingen.
Gebruik de kracht van luisteren en samenvatten
Veel ondernemers zijn geneigd om tijdens het onderhandelen snel in de reactie te schieten. Begrijpelijk, maar juist in een gespannen onderhandeling is luisteren cruciaal. Laat de ander uitspreken. Vat daarna kort samen wat u hebt gehoord. Bijvoorbeeld: “Als ik u goed begrijp, maakt u zich zorgen over de leveringszekerheid bij een langere looptijd?”. Dit zorgt voor erkenning, helderheid en voorkomt misverstanden.
Stel open vragen
Open vragen zijn het geheime wapen van iedere goede onderhandelaar. Ze nodigen de ander uit om verder te denken. Vraag bijvoorbeeld: “Stel we bereiken een deal, wat voor impact zou dat hebben?” of “Waaraan moet een redelijke deal volgens jou voldoen?”. Zo verplaatst de focus zich van standpunten naar belangen – en dat biedt ruimte om creatief te zoeken naar mogelijkheden.
Blijf zakelijk, ook als het spannend wordt
Onderhandelingen kunnen spannend zijn, zeker als de belangen groot zijn. Toch is het belangrijk om rustig te blijven en emoties te beheersen. Spreek vanuit uw eigen belang en zonder verwijten. Gebruik formuleringen als: “Voor mij is financiële zekerheid, continuïteit van het bedrijf en een gebalanceerde deal belangrijk” en “Wat ik lastig vind, is dat…” in plaats van “U doet altijd…”. Zo blijft u professioneel en behoudt u een goede sfeer om tot een deal te komen.
Wat als het echt vastloopt? Denk aan mediation
Soms komen partijen er ondanks alle hierboven beschreven gesprekstechnieken toch niet uit. In dat geval kan zakelijke mediation uitkomst bieden. Onder begeleiding van een neutrale mediator worden de belangen in kaart gebracht en werkt u aan een deal die voor beide partijen acceptabel is. Mediation is dus ook geschikt als onderhandelingen zijn vastgelopen. Vaak bent u dan met 1 of 2 gesprekken al geholpen. Bovendien is mediation sneller en effectiever dan procederen, en helpt om de relatie (deels) in stand te houden. Meer hierover in mijn blog over zakelijke mediation.
Vragen of advies nodig?
Wilt u uw onderhandelingspositie versterken? Of loopt zijn de onderhandelingen vastgelopen en zoekt u een constructieve uitweg? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. De advocaten en mediators van HJ helpen u graag verder.
Door Loes van Kooten (advocaat, MfN mediator en docent aan het ADR Instituut)
