Hemelvaart levert in veel organisaties ieder jaar dezelfde praktische vraag op. Als de feestdag op donderdag valt, is de vrijdag daarna voor veel werkgevers een logische brugdag. De bezetting is beperkt, klanten zijn minder goed bereikbaar en op kantoor is het vaak rustiger dan normaal. Dan komt al snel de vraag op of u werknemers kunt verplichten om op zo’n dag een vakantiedag op te nemen.
Die vraag speelt niet alleen rond Hemelvaart. Ook bij andere brugdagen, collectieve sluitingsdagen of rustige periodes kan de behoefte ontstaan om een vaste vakantiedag aan te wijzen. Toch is het antwoord niet zo eenvoudig als het in de praktijk soms lijkt. Of dat kan, hangt af van het juridische kader én van de afspraken die binnen uw organisatie gelden.
Het uitgangspunt
Het uitgangspunt van de wet is dat vakantie in beginsel wordt vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer. Dat betekent dat u niet zonder meer een vakantiedag kunt aanwijzen omdat dat praktisch goed uitkomt. Dat is voor werkgevers een belangrijk vertrekpunt. De wens om rust in de planning te creëren of de organisatie een dag te sluiten, is op zichzelf niet genoeg. Daar moet een duidelijke juridische basis voor zijn.
Die basis kan volgen uit een cao. Ook kan zij zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst of in een regeling die onderdeel uitmaakt van de arbeidsvoorwaarden. Juist daar zit in de praktijk de ruimte om met vaste vakantiedagen of collectieve vrije dagen te werken.
Wanneer kan een verplichte vakantiedag wel?
Een verplichte vakantiedag is vooral goed verdedigbaar als daarover vooraf heldere afspraken zijn gemaakt. Denk aan een regeling waarin staat dat bepaalde brugdagen collectief worden opgenomen, of dat de organisatie op een aantal vaste momenten per jaar gesloten is. In dat soort gevallen weten werknemers vooraf waar zij aan toe zijn. Dat geeft duidelijkheid en voorkomt discussie op het moment zelf.
Voor werkgevers ligt daar ook meteen de praktische winst. Als u terugkerende sluitingsdagen vooraf goed regelt, hoeft u niet ieder jaar opnieuw te improviseren. U voorkomt onduidelijkheid over de planning, de bezetting en het verlofsaldo.
Waar gaat het vaak mis?
In de praktijk ontstaat discussie meestal niet omdat een werkgever een begrijpelijke keuze maakt, maar omdat die keuze juridisch of organisatorisch niet goed is voorbereid. Dat ziet u bijvoorbeeld als een verplichte vrije dag pas laat wordt aangekondigd. Of als niet duidelijk is of die dag van het vakantiesaldo wordt afgeschreven. Ook situaties waarin geen rekening is gehouden met parttimers, werknemers met een afwijkend werkrooster of werknemers met weinig verlofdagen, leveren snel vragen op.
Daar komt bij dat een vaste praktijk niet altijd voldoende is. Dat een brugdag al jaren op dezelfde manier wordt behandeld, helpt wel, maar vervangt niet zonder meer een duidelijke afspraak op papier. Juist als u werknemers wilt kunnen houden aan een verplichte vakantiedag, is zorgvuldige vastlegging van belang.
Hemelvaart als herkenbaar voorbeeld
De dag na Hemelvaart is daarvan een goed voorbeeld. Voor veel organisaties is het een logische dag om collectief vrij te zijn. Dat is praktisch goed te volgen. Maar juridisch volgt daaruit nog niet dat u werknemers kunt verplichten om die vrijdag als vakantiedag op te nemen.
Hemelvaart zelf is een officiële feestdag, maar ook officiële feestdagen zijn niet automatisch vrije dagen. Dat hangt af van de afspraken die gelden binnen de arbeidsrelatie. Voor de dag na Hemelvaart geldt dat dus al helemaal niet vanzelf. Wilt u die vrijdag als verplichte vrije dag aanwijzen, dan moet u daarom eerst nagaan of uw cao, arbeidsovereenkomsten of interne regelingen daarvoor een basis bieden. Is die basis er niet, dan ligt overleg meer voor de hand dan een eenzijdige aanwijzing.
Waar u als werkgever op moet letten
- Controleer eerst of de cao iets regelt over collectieve vrije dagen, brugdagen of verplichte snipperdagen.
- Bekijk daarna de arbeidsovereenkomsten. Staat daarin dat u vaste vakantiedagen of collectieve sluitingsdagen mag aanwijzen, dan is dat meestal het eerste aanknopingspunt.
- Ga na of er een personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement is en of dat deel uitmaakt van de arbeidsvoorwaarden.
- Communiceer tijdig. Hoe eerder duidelijk is dat een dag collectief als vakantiedag geldt, hoe kleiner de kans op discussie.
- Zorg dat duidelijk is hoe de dag administratief wordt verwerkt en van welk verlofsaldo deze wordt afgeschreven.
- Houd rekening met uitzonderingen, zoals parttimers, afwijkende roosters en werknemers met beperkt verlofsaldo.
- Leg terugkerende brugdagen of sluitingsdagen vooraf goed vast. Dat geeft rust en voorkomt dat u ieder jaar opnieuw dezelfde discussie voert.
Tot slot
De vraag of u een vakantiedag verplicht kunt stellen, begint dus niet bij de planning, maar bij de afspraken die daarover gelden. Is die basis er, dan kunt u in veel gevallen verder. Ontbreekt die basis, dan is het verstandiger om eerst te kijken hoe u dit alsnog goed regelt.
Juist bij terugkerende brugdagen, zoals de dag na Hemelvaart, loont het om daar vooraf duidelijkheid over te creëren. Dat voorkomt discussie op een moment waarop u vooral behoefte hebt aan rust en regie.
Twijfelt u of u een vaste vakantiedag kunt aanwijzen, of wilt u dit binnen uw organisatie goed vastleggen? Onze arbeidsrechtspecialisten denken graag met u mee.
Door Ella Praag
