Ontslag op staande voet is de zwaarste sanctie in het arbeidsrecht. De gevolgen voor de werknemer zijn groot, maar ook voor de werkgever liggen de risico’s op de loer. Een klein vormfoutje kan voldoende zijn voor vernietiging van het ontslag door de rechter, met alle gevolgen van dien. Daarom in deze blog in de blogreeks over ontslag op staande voet: een praktisch stappenplan voor een zorgvuldig en juridisch houdbaar ontslag, zodat áls het tot een procedure komt, de kans dat het ontslag standhoudt zo groot mogelijk is.
Stap 1: Onderzoek zorgvuldig, maar voortvarend
Als zich een incident voordoet dat mogelijk een dringende reden oplevert, is het zaak om direct in actie te komen. Verzamel relevante informatie, spreek betrokkenen en bekijk eventueel camerabeelden, e-mails of andere bewijsmiddelen. Raadpleeg een advocaat om te beoordelen of het incident een dringende reden kan opleveren.
Let op: een ontslag op staande voet hoeft niet halsoverkop te worden gegeven. U mag de tijd nemen voor onderzoek, mits u voortvarend handelt. Documenteer het verloop van het onderzoek, inclusief data, betrokken personen en genomen stappen. Meer daarover leest u in mijn vorige blog: ‘Ontslag op staande voet, drie criteria uitgelegd’.
Stap 2: Schors tijdelijk (alleen indien nodig)
Moet u tijd nemen voor nader onderzoek, dan kunt u de werknemer tijdelijk op non-actief stellen. Doe dit uitsluitend als de omstandigheden dat rechtvaardigen, bijvoorbeeld als de aanwezigheid van de werknemer het onderzoek belemmert of de orde op de werkvloer (verder) verstoort.
Communiceer schriftelijk en duidelijk dat de maatregel wordt opgelegd in het kader van een onderzoek naar een mogelijk ontslag op staande voet en dat de schorsing geen voorschot op de uitkomst van het onderzoek is. Zorg er bovendien voor dat de schorsing niet langer duurt dan strikt noodzakelijk.
Gedurende de schorsingsperiode betaalt u in beginsel het loon volledig door.
Stap 3: Voer hoor en wederhoor uit
Voordat u overgaat tot ontslag, moet u de werknemer de gelegenheid geven om zijn of haar kant van het verhaal toe te lichten. Dit hoeft geen uitgebreid verhoor te zijn, maar het moet wel tijdig én op een zorgvuldige manier gebeuren.
Leg de voorgevallen feiten concreet aan de werknemer voor en geef ruimte voor een reactie, vragen of toelichting. Onderbreek het onderzoek niet langer dan noodzakelijk: voortvarendheid blijft essentieel.
Leg het gesprek goed vast: maak een gespreksverslag, laat de werknemer tekenen voor ontvangst of bevestig de inhoud schriftelijk. Zorg dat duidelijk blijkt welke feiten zijn voorgelegd en welke reactie daarop is gegeven.
Stap 4: Weeg de belangen en neem een beslissing
Op basis van de uitkomsten van het onderzoek en het hoor en wederhoor, beoordeelt u of de gedraging(en) inderdaad een dringende reden opleveren voor een ontslag op staande voet. Houd daarbij rekening met alle omstandigheden van het geval, zoals de aard en ernst van het incident, de functie van de werknemer, de duur van het dienstverband en de staat van dienst van de werknemer.
Twijfelt u? Vraag dan juridisch advies. Een onterecht gegeven ontslag op staande voet kan immers worden vernietigd, met als gevolg doorbetaling van loon, wedertewerkstelling en mogelijke schadevergoedingen.
Stap 5: Communiceer het ontslag én de reden onverwijld
Heeft u besloten tot ontslag op staande voet? Handel dan zonder verder uitstel. Deel het ontslag zo snel mogelijk mondeling mee én bevestig dit direct schriftelijk. De reden voor het ontslag moet onverwijld en volledig worden gecommuniceerd, idealiter in dezelfde mededeling.
Gebruik duidelijke taal en benoem de feiten concreet: wie, wat, waar en wanneer. Laat de ontslagbrief vooraf juridisch toetsen en verstuur deze met bewijsbare middelen (aangetekend, e-mail met ontvangstbevestiging, etc.).
Stap 6: Leg alles volledig en zorgvuldig vast
Een goed dossier is essentieel bij een ontslag op staande voet. Bewaar alle relevante stukken: onderzoeksbevindingen, gespreksverslagen, verklaringen, e-mails, interne notities en alle communicatie met de werknemer. Zorg dat duidelijk is wat er wanneer is gebeurd en welke afwegingen zijn gemaakt.
Mocht het tot een procedure komen, dan moet u kunnen aantonen dat u zorgvuldig heeft gehandeld, alle stappen tijdig heeft gezet en dat het ontslag voldoet aan de wettelijke vereisten. Een compleet en overzichtelijk dossier vergroot de kans dat het ontslag standhoudt.
Lees ook: ‘Ontslag op staande voet: de 7 meestgestelde vragen’
Vragen of twijfels over ontslag op staande voet?
Een ontslag op staande voet kent strikte eisen. De sleutel ligt in zorgvuldig én voortvarend handelen: feitenonderzoek, hoor en wederhoor, een duidelijke en tijdige mededeling van de dringende reden en een gedegen dossier. Door dit stappenplan te volgen vergroot u aanzienlijk de kans dat een (terecht) ontslag op staande voet ook daadwerkelijk bij de rechter standhoudt.
Vragen of twijfels? Wilt u een mogelijk ontslag op staande voet toetsen of begeleiden? De arbeidsrechtspecialisten van HJ Advocaten denken met u mee en schakelen snel. Neem dus gerust contact met ons op.
Door Michael van Hooft
