Disfunctioneert een werknemer structureel? Dan mag u pas denken aan ontslag als u eerst een serieus verbetertraject hebt doorlopen. Maar hoe ziet zo’n traject er concreet uit? Wat moet u vastleggen, wie doet wat, en hoe voorkomt u dat u maanden investeert zonder resultaat?
In deze blog leggen we uit hoe u een verbetertraject opzet dat praktisch uitvoerbaar is én juridisch standhoudt. Ook bespreken we wat u doet als de werknemer weigert of als verbetering uitblijft.
De lat ligt hoog
Een ontslag wegens disfunctioneren krijgt u bij de kantonrechter niet zomaar voor elkaar. De wet en relevante rechtspraak vereisen namelijk dat u:
- tijdig aangeeft dat het functioneren onvoldoende is
- de werknemer een redelijke kans op verbetering biedt
- concrete verbeterpunten benoemt
- passende begeleiding aanbiedt
- het hele traject goed documenteert
Maak het verbetertraject haalbaar
Een verbetertraject hoeft niet maandenlang uw hele organisatie op te houden. Richt het traject zo in dat het uitvoerbaar blijft. Kies bijvoorbeeld voor een looptijd van twee tot vier maanden, met vaste evaluatiemomenten om de voortgang te bespreken. Verdeel het functioneren van de werknemer in concrete deelgebieden en stel per onderdeel duidelijke, meetbare doelen op. Wijs ook vaste aanspreekpunten aan, zoals een leidinggevende en een HR-professional. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt en voorkomt u onduidelijkheid. Benoem niet alleen wát beter moet, maar ook hoe dat er concreet uitziet in de praktijk.
U als werkgever heeft ook een inspanningsverplichting. U moet er redelijkerwijs alles aan doen wat mogelijk is om de werknemer te helpen zijn functioneren te verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld door begeleiding, feedback en zo nodig scholing en/of cursussen.
Communiceer verder duidelijk dat onvoldoende verbetering kan leiden tot ontslag en documenteer afspraken en evaluaties zorgvuldig. Bied ondersteuning, maar wees tegelijk eerlijk en consequent over de verwachtingen.
Wie doet wat? Zorg voor een heldere rolverdeling
Een goed verbetertraject is een samenwerking tussen:
- de werknemer
- de leidinggevende (dagelijkse begeleiding)
- HR (ondersteuning, planning, verslaglegging)
- de jurist (toetsing op juridische houdbaarheid)
Als deze partijen goed samenwerken, voorkomt u zoveel mogelijk dat het traject faalt door onduidelijkheid of slechte documentatie en dat onvoldoende verbetering uiteindelijk leidt tot discussies over arbeidsrechtelijke consequenties.
Wat als de werknemer het verbeterplan weigert?
Weigert de werknemer het verbeterplan te ondertekenen of eraan mee te werken? Leg dit dan goed vast. Stuur het plan per e-mail of aangetekend toe en documenteer dat u begeleiding hebt aangeboden. De weigering van het plan betekent niet dat het traject stopt, u toont er juist mee aan dat u uw verplichtingen bent nagekomen. Documenteer alle stappen zorgvuldig, zodat bij een eventuele ontslagprocedure duidelijk is dat u hebt geprobeerd een volledig en zorgvuldig verbetertraject te doorlopen.
Wat als er geen verbetering volgt?
Leidt het traject niet tot verbetering, ondanks uw inspanningen? Dan is de volgende stap het starten van een ontslagprocedure. Daarvoor moet u naar de kantonrechter. Uw zorgvuldig opgebouwde dossier is dan essentieel.
Wat hoort er in het dossier?
Een goede dossiervorming is dus cruciaal. Zorg voor:
- verslagen van functioneringsgesprekken
- het verbeterplan inclusief meetbare doelen
- verslagen van tussentijdse evaluaties
- e-mails met afspraken en reacties van werknemer
- bewijs van begeleiding en ondersteuning
Wilt u precies weten wat er allemaal in het dossier moet zitten? Lees dan ook onze blog: Dossieropbouw bij disfunctioneren – zo pakt u het aan
Voorbeeld: zo ziet een concreet verbeterplan eruit
Een praktijkvoorbeeld van een verbetertraject met een looptijd van drie maanden: de werknemer gaat wekelijks in gesprek met zijn leidinggevende en heeft maandelijks een evaluatie met HR. De doelen zijn concreet en meetbaar: rapportages moeten op tijd worden opgeleverd (95% deadline-naleving), de interne communicatie moet verbeteren (geen klachten meer over onduidelijkheid) en de samenwerking binnen het team moet soepeler verlopen (gemeten via 360-gradenfeedback van collega’s). Elk doel is SMART geformuleerd en wordt tussentijds geëvalueerd zodat bijsturing mogelijk is. Documenteer alle gesprekken en feedback zorgvuldig, zodat het traject bij een eventuele juridische toetsing standhoudt.
Tot slot
Een verbetertraject is niet vrijblijvend. Als u het goed aanpakt, kan het leiden tot verbetering én het behoud van een waardevolle werknemer, maar het kan ook aantonen dat ontslag gerechtvaardigd is als verbetering uitblijft.
Wilt u sparren over een verbeterplan of wilt u laten toetsen of uw dossier sterk genoeg is voor ontslag? Neem dan contact op met HJ Advocaten & Mediators. We denken graag met u mee.
Door Michael van Hooft
